Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Joel Sassmannshausen – HeizungsCheck Online
An der Wilhelmsburg 3, 57271 Hilchenbach, Deutschland
E-Mail: support@heizungscheckonline.com
Telefon: +49 176 76759827

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten nur Daten, die für Betrieb, Sicherheit und Erbringung des HeizungsChecks erforderlich sind. Dazu können insbesondere gehören:

• technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Browser-/Geräteinformationen und Server-Fehlerdaten,
• von dir eingegebene Angaben zur Heizungsanlage, zum Fehlercode, zu Symptomen und zu Rückfragen,
• deine E-Mail-Adresse, wenn du einen kostenpflichtigen Check bestellst oder einen Ergebnislink erhältst,
• Bestell-, Zahlungsstatus-, Einwilligungs- und Abrechnungsdaten,
• die für die Erstellung und Bereitstellung des Analyseberichts erforderlichen Fall- und Ergebnisdaten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung von Fall-, Kontakt- und Bestelldaten erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungs- und Geschäftsunterlagen verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Technische Protokolle und Sicherheitsdaten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, störungsfreien und missbrauchsgeschützten Betrieb des Dienstes.

4. Hosting und Datenbank

Die Webanwendung wird bei Render Services, Inc. betrieben. Der von uns gewählte Anwendungsstandort ist Frankfurt am Main. Render kann im Rahmen des Plattformbetriebs weitere Unterauftragnehmer einsetzen.

Die Anwendungsdaten werden in MongoDB Atlas gespeichert. Für die produktive Datenbank wurde eine europäische Cloud-Region gewählt. Beide Anbieter werden zur Bereitstellung der technischen Infrastruktur als Auftragsverarbeiter eingesetzt, soweit sie personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten.

5. KI-Analyse

Für den kostenpflichtigen HeizungsCheck wird der technische Fall an Anthropic über eine API übermittelt. Übermittelt werden die für die Analyse erforderlichen technischen Angaben, zum Beispiel Fehlerbeschreibung, Gerätedaten, Fehlercode und Antworten auf Rückfragen. Die E-Mail-Adresse wird für die eigentliche KI-Anfrage nicht benötigt und ist nicht Bestandteil des von der Anwendung erzeugten Analyse-Prompts.

Die KI-Ausgabe ist eine technische Orientierung. Sie trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

6. Zahlung über Stripe

Für kostenpflichtige Leistungen nutzen wir Stripe. Beim Wechsel zur Stripe-Zahlungsseite verarbeitet Stripe die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten. Vollständige Karten- oder Kontodaten werden von uns nicht gespeichert. Wir erhalten von Stripe insbesondere Zahlungsstatus, Betrag, Währung, Transaktions-/Sitzungskennung und die für Zuordnung und Rückerstattung notwendigen Zahlungsinformationen.

Rechtsgrundlage für die Zahlungsabwicklung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. E-Mail-Versand

Für Bestellbestätigungen, Ergebnislinks, Widerrufsbestätigungen und vergleichbare transaktionale Nachrichten nutzen wir Resend bzw. einen technisch konfigurierten SMTP-Dienst. Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der transaktionalen Nachricht verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Nachricht der Erfüllung gesetzlicher Informationspflichten dient.

8. Cookies und Tracking

Auf den öffentlichen HeizungsCheck-Seiten setzen wir derzeit keine Werbe-, Profiling- oder Reichweitenmessungs-Cookies von Drittanbietern ein. Interne Nutzungsereignisse werden serverseitig zur Funktions- und Produktverbesserung protokolliert. Der geschützte Admin-Bereich kann ein technisch notwendiges, sicheres Sitzungs-Cookie verwenden.

9. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Dienstleister und Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Bei eingesetzten US-Anbietern oder deren Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit für eine Übermittlung ein Drittlandmechanismus erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage der jeweils anwendbaren Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar, oder der EU-Standardvertragsklauseln.

10. Speicherdauer

Wir speichern Daten nicht länger als für den jeweiligen Zweck notwendig. Fall- und Berichtsdaten können für Rückfragen, Nachweis der erbrachten Leistung und mögliche Rechtsansprüche grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen zivilrechtlichen Verjährungsfristen aufbewahrt werden. Bestell-, Zahlungs- und Geschäftsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Technische Protokolldaten werden nur so lange vorgehalten, wie sie für Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich sind.

11. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung einzelner Daten entgegenstehen.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an support@heizungscheckonline.com. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für unseren Sitz ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) zuständig.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Für den kostenlosen Schnellcheck musst du nur die technischen Angaben machen, die für eine sinnvolle Einordnung benötigt werden. Für eine kostenpflichtige Bestellung benötigen wir zusätzlich eine gültige E-Mail-Adresse und die für den Bezahlvorgang erforderlichen Daten. Ohne diese Angaben können wir die jeweilige Leistung nicht erbringen.